הבלוג של בוסטר מונסטר

בוסטר מונסטר / מדריכים / 9 טיפים לחיסכון בזמן ואפקטיביות משופרת בעבודה

9 טיפים לחיסכון בזמן ואפקטיביות משופרת בעבודה

נכתב על ידי
בקטגוריה מדריכים

בדרך כלל, אנחנו עוסקים בבלוג בנושא של שיפור מהירות האתר (כבר קראתם את הפוסט שלנו על שיפור מהירות של אתרים סלולריים?), כדי לשפר את חווית המשתמש וכתוצאה מכך לזכות ביותר לקוחות. אך אם נחשוב על זה רגע, מהי המטרה האולטימטיבית של שיפור מהירות האתר? התשובה היא: חיסכון בזמן. בעידן הדיגיטלי אנשים שונאים לבזבז זמן, ומנסים תדיר לייעל את כל המשימות והמטלות באמצעות טכניקות שונות ואפליקציות ייעודיות.

זה קורה משתי סיבות עיקריות: ראשית, היום יותר מתמיד אנחנו עמוסים בהתחייבויות, משימות, אירועים, פגישות ועוד שעלינו לדחוס בתוך 24 שעות; ושנית, כמות מסיחי הדעת היום גדולה מתמיד – רשתות חברתיות, סדרות טלוויזיה, פודקסטים, בלוגים, סרטוני חתלתולים – כל אלה נוטים להפריע לנו במהלך יום העבודה ולפגוע באפקטיביות שלנו.

לכן, החלטנו לקחת לרגע הפסקה מפוסטים שקשורים למהירות אתרים, ולהעניק לכם כמה טיפים כלליים על חיסכון בזמן. בהנחה שרבים מהקוראים שלנו הם יזמים, בעלי עסקים ומנהלי אתרים, כל אלה הם עיסוקים תובעניים שיכולים לייצר משימות רבות, פרוייקטים, מיילים וערוצי שיווק שצריך ללהטט ביניהם במיומנות כדי להצליח בעבודה. אנחנו מגישים לכם 9 טיפים מנצחים לחיסכון בזמן שיוכלו להוביל אתכם  למקסימום אפקטיביות.

מוכנים?

1. הכינו לו”ז יומי ושבועי

נמאס לכם להגיע לסוף היום או השבוע ולגלות שלא הספקתם חצי ממה שרציתם לעשות? לפעמים זה נובע מהיעדר תכנון מוקדם. אם אנחנו יודעים באופן כללי מה עלינו לעשות, אבל לא תכננו בדיוק מתי נעשה את זה (באיזה יום ו/או באיזו שעה), הדבר יכול לפרוח מראשנו או שפשוט נדחה אותו מיום ליום עד שייגמר השבוע. תכנון מסודר של המשימות שאתם מעוניינים להספיק השבוע, ואלו מהמשימות תבצעו בכל יום (עד לרמת טווח השעות בהן תבצעו כל משימה, או סדר המשימות במהלך היום) יכול לייעל את ההספק שלכם בצורה אדירה.

רצוי שהלו”ז יהיה מול העיניים שלכם כדי שלא תשכחו אף פרט, ואם חלקו קשור למשימות שיש לבצע מחוץ לבית או לעבודה, כדאי להכניס אותן כתזכורות בטלפון הנייד. בנוסף, רצוי לשרטט את הלו”ז לפני שהשבוע מתחיל: בסוף יום חמישי של השבוע שקדם לו, או במהלך סוף השבוע שלפניו. כך אתם כותבים את הלו”ז כשאתם עדיין מפוקסים על המשימות שנותר לכם לבצע והמשימות החדשות שאתם צריכים לשלב בו. סביר להניח שבמהלך השבוע לא תמיד תספיקו את כל המשימות שקבעתם לכם ליום מסוים. זה קורה: יש בלת”מים, ויש משימות שלוקחות זמן רב יותר ממה שהערכתם ונוגסות בזמנן של המשימות האחרות. אל תתנו לזה להרוס לכם את השבוע – שבו על הלו”ז בסוף היום ועדכנו את שאר ימי השבוע בהתאם למשימות שנותרו.

2. השאירו יום אחד בלו”ז פנוי מפגישות

אם אופי העבודה שלכם כרוך בפגישות מרובות, אך לצד זאת עליכם גם לעבוד באופן עצמאי על הפרוייקטים שלכם, ודאו שאתם משריינים לעצמכם יום בשבוע ללא פגישות כלל. חשוב שיהיה לכם לפחות יום אחד שאת כל כולו תוכלו להקדיש לעבודה רציפה על הפרוייקטים שלכם. בנוסף, כדאי לכם לחשוב האם כל הפגישות שאתם קובעים אכן נחוצות. פגישות קוטעות את יום העבודה, לא תמיד יעילות ובדרך כלל מתארכות מעבר למה שתכננתם. בדקו האם חלק מהאינטראקציות עם האנשים שאתם פוגשים יכולות להתנהל בדרכים אחרות שיחסכו את הצורך בפגישה, למשל במייל, בטלפון או בסקייפ.

דסטין מוסקוביץ’, אחד ממייסדי פייסבוק והבעלים והמנכ”ל של חברת “אסאנה”, הנהיג באסאנה “ימי רביעי ללא פגישות” (No Meeting Wednesdays). בפוסט הזה ב-Quora הוא מסביר את הרציונל מאחורי המנהג:

Dustin Moskovitz on Quora

3. לפני הכל, בצעו את המשימות החשובות ביותר

אם היה עלינו לצמצם את הרשימה הזאת לטיפ אחד, הוא היה הטיפ הזה. במסגרת הלו”ז היומי שקבעתם לעצמכם, אתרו את המשימה החיונית ביותר שעליכם לבצע, והתחילו בה. אתם קובעים את מידת החיוניות של המשימות שלכם – זאת יכולה להיות המשימה הכי דחופה, או המשימה שביצועה ישחרר לכם צוואר בקבוק של משימות אחרות שתלויות בה. כך, גם אם אירועים בלתי צפויים במהלך היום ישבשו את הלו”ז שלכם, תדעו לפחות שביצעתם את המשימה הכי חשובה לאותו היום. אחריv בצעו את המשימה השנייה בחשיבותה – וכך הלאה, עד שבסוף היום יישארו לכם רק המשימות הטריוויאליות, אלה שיכולות לסבול דיחוי.

הסרטון הזה מציג את היתרונות של השיטה:

4. תחמו כל משימה בזמן

אם הלו”ז היומי שלכם הוא פשוט רשימה של משימות שאינן תחומות בזמן, הדרך משם ל”מריחה” של הזמן היא קצרה. כאשר אתם לא מקציבים מסגרת זמן ברורה למשימה ופשוט אומרים לעצמכם שתשבו עליה עד שתסיימו אותה, מבלי להתחשב במשימות האחרות, אתם עלולים למצוא את עצמכם מוסחים בקלות ומתמהמהים בביצועה. כאשר אתם תוחמים כל משימה בזמן, זה מלחיץ אתכם (במובן החיובי) וגורם לכם להיות ממוקדים יותר ויעילים יותר במטרה לסיים כמה שיותר מהמשימה בזמן המוקצב. בנוסף, ככל שיותר משימות במהלך היום יהיו תחומות בזמן, ותיצמדו לזמנים האלה, כך עולה הסיכוי שבאמת תסיימו לפחות את רובן.

5. למדו לומר “לא”

אתם אוהבים לעזור לחברים ולקולגות, ונוטים להיענות לכל פרוייקט, פגישה או הזדמנות שמציעים לכם, במחשבה שדברים אלו יקדמו אתכם ויעזרו לכם בבניית המוניטין שלכם. זה נכון, אבל לא חייבים להיעתר להכל – אחרת, מתי יהיה לכם זמן לעבוד על הפרוייקטים שלכם? בסופו של דבר, עומס המשימות רק ילחיץ אתכם ויגרום לכם להיות פחות פרודוקטיביים. לכן, מומלץ להתחיל לתרגל את שריר הלא שלכם. אם אין לכם את הזמן להקדיש לבקשה או לפרוייקט שמציעים לכם, או שהם לא מעניינים אתכם כלל, או שהם לא תורמים דבר לקריירה שלכם – הרגישו חופשיים לסרב. זה לגיטימי. היענו רק לאותן ההצעות שיתרמו לכם במה שאתם עובדים עליו כעת, ושגוזלות מכם מינימום זמן.

בסרטון הבא, דרק הלפרן, יזם ומשווק דיגיטלי, מספק הסבר מעמיק לכוחו של ה”לא”:

6.  הגבילו את הטיפול בתיבת המייל שלכם לשעה אחת ביום

המייל הוא אחת ממשאבות הזמן הגדולות ביותר בעבודה. כאשר אנחנו טרודים כל היום במענה למיילים, זה פוגע בפרודוקטיביות שלנו בעבודה. במקום לבצע את מה שחיוני לעסק, אנחנו מתעסקים במה שאנשים אחרים מבקשים מאיתנו. לכן, מומלץ לצמצם את זמן המייל שלכם לשעה אחת ביום לכל היותר, ולהתנתק ממנו בשאר היום. מומלץ שהשעה הזאת תהיה בבוקר, הזמן בו אנחנו הכי ממוקדים, כדי שנוכל להשיב למיילים באופן יעיל ומהיר ומייד לאחר מכן להמשיך בעבודה שלנו ללא הסחות דעת.

 7. התנתקו מהרשתות החברתיות וכבו התראות בטלפון הנייד

קל להגיד וקשה לעשות, אבל אין ברירה – גם הרשתות החברתיות נוטות בדרך פלא להעלים לנו נתחים גדולים מיום העבודה. מה אפשר לעשות כדי להתנתק מהן ולהישאר מפוקסים על המשימות שלנו? הנה כמה רעיונות:

  • להחליט שמתעדכנים ברשתות החברתיות רק בזמן ההפסקה או בסוף יום העבודה.
  • לסגור כל הטאבים שפתוחים על רשתות חברתיות ותיבת המייל (בהמשך לטיפ הקודם) כדי שלא נראה את ההתראות ונתפתה להיכנס.
  • לכבות ההתראות מהרשתות החברתיות בטלפון הנייד.
  • אם המצב ממש חמור, אפשר להיעזר באפליקציה שחוסמת גישה לרשתות חברתיות לפרקי זמן מוגדרים מראש (למשל, לאורך יום העבודה). דוגמאות לאפליקציות כאלה הן OFFTIME, Cold Turkey, StayFocusedBreakFree, ו-freedom.

8. שכחו ממולטי-טסקינג; התרכזו כל פעם במשימה אחת

מולטי-טסקינג בעבודה זאת אגדה אורבנית. אם אתם מבצעים כמה משימות במקביל, הסבירות שאתם עושים כל אחת מהן על הצד הטוב ביותר היא נמוכה מאד. בסופו של דבר, במקום לחסוך לכם זמן, מולטי-טסקינג יוביל להשקעת זמן נוסף לתיקון ושיפור דברים שלא הוקדשה להם תשומת לב מספקת מלכתחילה. אם אתם עובדים על פרוייקט כלשהו, התרכזו אך ורק בו ואל תדלגו ממנו אל קריאת מיילים, שיחות בטלפון, או פרוייקט אחר. השקעת האנרגיה שלנו במשימה אחת לאורך זמן מייצרת רצף נוח של עבודה ללא הסחות דעת ומאפשרת לנו לסיים אותה בזמן סביר.

הסרטון הבא מציג מחקרים על החסרונות של מולטי-טסקינג:

9. אל תשכחו לקחת פסק זמן

כאשר אנחנו בלחץ זמן לסיים פרוייקט כלשהו, אנחנו נוטים לעבוד עליו ללא הפסקה עד שאנחנו מרגישים מותשים ומתקשים להמשיך להתרכז, מה שכמובן לא עוזר לנו לסיים אותו בזמן. הפסקות יזומות יכולות לרענן אותנו ולגרום לנו לחזור לעבודה עם כוחות מחודשים. קבעו עם עצמכם שפעם בכמה זמן (למשל, שעתיים-שלוש) אתם לוקחים לעצמכם הפסקה קצרה, במהלכה אתם עושים סיבוב בחוץ, אוכלים או שותים משהו, או קוראים כתבה מעניינת. סגנון עבודה כזה יגרום לכם להרגיש ממוקדים אך נינוחים ויאפשר לכם לשחרר לחץ מדי פעם במקום לצבור אותו עד לתחושה של אפיסת כוחות. באופן אירוני, דווקא הפסקות כאלה, שכביכול לוקחות מזמנכם, יאפשרו לכם לסיים את מה שאתם עושים תוך זמן קצר יותר.

סיכום

אנחנו מקווים שהטיפים שלעיל יעזר לכם לנהל את הזמן שלכם טוב יותר ולהספיק יותר! זמן הוא משאב חיוני בכל עבודה וכדאי מאד לנצל אותו בחוכמה. ככל שתחסכו יותר זמן שבעבר הייתם מבזבזים על פעולות לא נחוצות – כך תרוויחו יותר זמן לעבוד על מה שבאמת חשוב לכם וחיוני לעסק.

מכירים דרכים יעילות נוספות לחיסכון בזמן? ספרו לנו בתגובות!

בוסטר מונסטר
בוסטר מונסטר
אני מפלצת חמודה שניזונה משומן של אתרי אינטרנט איטיים. רוב הזמן די עסוקה, אבל אחראית ומסורה. מתחייבת לשפר את זמן העליה של האתר שלך בתוך שבוע ימים. זה אומר שבשעה שאהיה עסוקה בלשפר את האתר הבא שלי, הלקוחות שלך כבר יקבלו חוויה מהירה וכיפית באתר שלך.
Recommended Posts
שנקבע דייט?

בוסטר מונסטר תשמח מאד להיפגש ולהכיר אותך :)

Not readable? Change text. captcha txt

Start typing and press Enter to search

gift-493040_1920running-man-1149787_1920
לשיתוף הפוסט לחצו כאן
תודה רבה על השיתוף ! לייק קטן לעמוד שלנו, ותשארו בעניינים על כל מה שחדש כאן :